Qualifikationsmatrix: was sie über Ihr Werk nicht sagt

Ihre Qualifikationsmatrix ist ein Kapazitätsplan

Es lohnt sich, die zwei Funktionen zu trennen: das Dokument erfüllt die eine und wird für die andere benutzt.

Das ILUO-System, in der Lean-Produktion weit verbreitet, stuft jede Person je Station in vier Stufen ein: I für Personen in der Einarbeitung, die noch nicht in den Prozess eingreifen, L für Personen, die schon eingreifen, aber nicht qualifiziert sind, ohne Aufsicht zu arbeiten, U für Personen, die nachweislich die Aufgabe im Standard und in der vorgegebenen Zeit erfüllen, und O für Personen, die zusätzlich andere qualifizieren können.

So gelesen ist sie ein Werkzeug für operative Entscheidungen. Wenn Leute fehlen oder sich der Produktionsmix ändert, beantwortet sie eine geschäftliche Frage: wen kann ich heute auf diese Station stellen. Gefüllt wurden die Zellen aber als Antwort auf eine andere: wer hat den Kurs besucht.

Mangel eins: die Zelle hält die Vergangenheit fest

Eine Stufe U verfällt auf dem Blatt nicht, auch wenn sie in der Person verfällt. Die Zelle wurde an dem Tag ausgefüllt, an dem der Werker bestanden hat, und dort bleibt sie, gleichgültig ob er diese Station seit acht Monaten nicht angefasst hat oder ob sich die Arbeitsanweisung im März geändert hat.

Und es hängt davon ab, wie sie erworben wurde. Die Metaanalyse von Freeman und Kollegen, 2014 in PNAS veröffentlicht, über 225 Studien in Naturwissenschaft und Technik, fand, dass Studierende in rein vortragenden Veranstaltungen 1,5-mal häufiger durchfallen als jene, die mit aktiven Methoden lernen. Der Unterweisungsnachweis belegt, dass die Unterweisung stattgefunden hat, nicht dass die Person die Tätigkeit beherrscht. Wenn die Stufe U durch Zuhören bei einem Vortrag und das Ausfüllen eines Fragebogens erworben wurde, gilt: die Zelle dokumentiert nur die Teilnahme.

Die rechtliche Seite dieser Lücke habe ich hier ausgeführt: Unterweisungsnachweis und Virtual Reality: der Unterschied zwischen nachweisen und beweisen und wiederhole sie hier nicht. In der Matrix liegt das Problem anders: Es betrifft die Planung. Sie besetzen kritische Stationen mit abgelaufenen Daten, und das bezahlt man in Ausschuss, Nacharbeit und Stillständen.

Mangel zwei: das U bündelt das Risiko

Zählen Sie, wie viele Ihrer kritischen Stationen nur einen einzigen Namen in Stufe U haben. In den Werken, in denen ich diese Übung gemacht habe, ist die Zahl unangenehm.

Das ist das Risiko, das die Matrix sichtbar macht und niemand steuert. An dem Tag, an dem diese Person krankgeschrieben wird, gilt: Die Linie steht, weil die richtige Person fehlt, auch wenn genug Leute da sind. Und die Stufe O, die einzige, die andere qualifizieren kann, ist meist auch die, die einspringt, also geht ihre Zeit dafür drauf, Brände zu löschen, statt die anderen höher zu qualifizieren.

Vier Spalten, die die Matrix nicht hat und haben sollte:

• Kritische Stationen mit nur einem Werker in Stufe U.
• Datum, an dem jede Stufe U diese Aufgabe zuletzt ausgeführt hat.
• Wie viele Stufen O noch da sind und wie viele bald gehen.
• Welcher Nachweis jede Zelle trägt, über eine Unterschrift auf einer Anwesenheitsliste hinaus. Ein Audit nach ISO 45001 oder ein Arbeitsschutzmanagementsystem der Berufsgenossenschaft fragt nach nachgewiesener Kompetenz.

Was sich ändert, wenn die Stufe bewiesen wird

Virtual und Augmented Reality reparieren keine schlecht entworfene Matrix. Beide verändern die Kosten, sie lebendig zu halten. Eine Stufe U zu bestätigen verlangt nicht mehr, die Maschine anzuhalten, den besten Werker als Trainer zu binden und Material zu riskieren: Übung und Bewertung finden im Simulator statt, in jeder Schicht.

In der PwC-Studie von 2020 zur Schulung von Fähigkeiten absolvierten die Teilnehmer, die in Virtual Reality trainierten, die Schulung viermal schneller als im Seminarraum und fühlten sich 275 % sicherer, das Gelernte anzuwenden. In unseren eigenen Projekten zur industriellen Schulung mit Virtual Reality wiederholt sich das Muster: bis zu 60 % Einsparung gegenüber den klassischen Methoden. Wichtig für die Matrix ist, dass diese Übung eine Aufzeichnung hinterlässt: wer sie gemacht hat, wann, in welcher Zeit und mit welchen Fehlern. Wer Leistung je Person erfasst, braucht in Deutschland die Mitbestimmung des Betriebsrats (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG), also gehört die Betriebsvereinbarung von Anfang an in den Projektplan. Die Zelle wird dann von einer Erklärung zu einem Datenpunkt.

Es gibt etwas, das Training nicht löst: das Wissen der Stufe O sollte nicht allein in ihrem Kopf stecken. Dabei helfen digitale Arbeitsanweisungen für die Ausführung Schritt für Schritt vom Smartphone am Arbeitsplatz, damit eine Stufe L Leistung bringt, ohne den einzigen Experten zu blockieren. In einem A/B-Test mit einem global tätigen Automobilzulieferer gaben 100 % der Mitarbeiter an, in der Lage zu sein, ihre Tätigkeit mit digitalen Arbeitsanweisungen auszuführen, gegenüber 11 % mit der vorherigen Methode; und GIRI weist 62,3 % weniger Fehler und 1,5 Mio. USD (1,4 Mio. €) aus, die pro Jahr in einem Werk mit 250 Personen zurückgewonnen wurden. Und jeder neue Mitarbeiter startet in Stufe I, mit den Kosten, ihn auf U zu bringen, die ich hier aufgeschlüsselt habe: Einarbeitung neuer Mitarbeiter.

Wenn daraus eine Liste von Namen und Arbeitsplätzen wird, folgt als Nächstes die Reihung nach den Kosten des jeweiligen Fehlers. Die Methode steht in der Schulungsbedarfsanalyse mit den Aufzeichnungen des Werks.

Die unangenehme Frage

Sehen Sie sich Ihre Qualifikationsmatrix jetzt an. Wie viele Namen stehen an den Stationen, die Sie sich nicht anzuhalten leisten können, in Stufe U, und wann haben diese Namen die Stufe zuletzt bewiesen, statt sie zu erben?

Eine Qualifikationsmatrix misst das Datum, an dem jemand gesagt hat, er sei qualifiziert.

Häufige Fragen

Was bedeuten die Stufen I, L, U und O in einer Qualifikationsmatrix?

Es sind die vier Stufen des ILUO-Systems: I, in der Einarbeitung und noch nicht im Prozess tätig; L, arbeitet bereits mit, aber nicht ohne Aufsicht; U, qualifiziert, die Aufgabe nach Standard und in der vorgegebenen Zeit zu erledigen; und O, kann zusätzlich andere anlernen.

Wie oft sollte man die Qualifikationsmatrix aktualisieren?

Jedes Mal, wenn jemand eine Stufe nachweist oder eine Station längere Zeit nicht mehr übt. Eine Zelle, die nur am Tag der Schulung ausgefüllt wurde, beschreibt die Vergangenheit; deshalb lohnt es sich, für jede Stufe U das Datum der letzten Ausführung und den Nachweis festzuhalten.

Wie prüft man die Stufe eines Werkers, ohne die Linie anzuhalten?

Indem man die Aufgabe in einem VR-Simulator übt und bewertet, in jeder Schicht, der festhält, wer sie wann, in welcher Zeit und mit welchen Fehlern ausgeführt hat. Damit eine Stufe L produktiv wird, ohne den einzigen Experten zu binden, bringen digitale Arbeitsanweisungen die Schritte an den Arbeitsplatz.