Matriz de polivalência: o que ela não diz da sua planta

A sua matriz de polivalência é um plano de capacidade

Vale separar as duas funções: o documento faz uma e é usado para a outra.

O sistema ILUO, de uso difundido na manufatura lean, classifica cada pessoa por posto em quatro níveis: I para quem está em treinamento e ainda não atua no processo, L para quem já atua mas não está qualificado para operar sem supervisão, U para quem está apto a cumprir a tarefa no padrão e no tempo exigido, e O para quem além disso pode formar outras pessoas.

Lida assim, é uma ferramenta de decisão operacional. Quando falta gente ou muda o mix de produção, ela responde a uma pergunta de negócio: quem eu posso colocar hoje neste posto. Mas as células foram preenchidas respondendo a outra: quem fez o curso.

Defeito um: a célula registra o passado

Um nível U não vence na planilha, mesmo que vença na pessoa. A célula foi pintada no dia em que o operador foi aprovado e fica ali, indiferente ao fato de ele estar oito meses sem tocar naquele posto ou de o procedimento ter mudado em março.

E depende de como a aptidão foi comprovada. A meta-análise de Freeman e colegas publicada na PNAS em 2014, sobre 225 estudos em ciência e engenharia, encontrou que os alunos em aulas puramente expositivas reprovam 1,5 vez mais do que quem aprende com métodos ativos. Se o nível U foi conquistado escutando uma palestra e respondendo um questionário, a célula só documenta presença.

A versão legal dessa lacuna eu já desenvolvi em as NRs e a realidade virtual: a diferença entre atestar e demonstrar e não vou repetir. Na matriz o problema é outro: de planejamento. Você está alocando pessoal em postos críticos com dados vencidos, e isso se paga em perda, retrabalho e parada.

Defeito dois: o U concentra o risco

Conte quantos dos seus postos críticos têm um único nome no nível U. Nas plantas onde fiz esse exercício, o número incomoda.

Esse é o risco que a matriz torna visível e ninguém administra. No dia em que essa pessoa se afasta, a linha para por falta da pessoa certa, mesmo com gente sobrando. E o nível O, o único que pode formar os outros, costuma ser também o que cobre o buraco, então o tempo dele vai em apagar incêndio em vez de subir o nível dos demais.

Quatro colunas que a matriz não tem e deveria:

• Postos críticos com um único operador no nível U.
• Data da última vez que cada nível U executou aquela tarefa.
• Quantos níveis O restam e quantos estão perto de sair.
• Que evidência sustenta cada célula, fora uma assinatura em uma lista de presença.

O que muda quando o nível é demonstrado

A realidade virtual e aumentada não conserta uma matriz mal desenhada. Muda o custo de mantê-la viva. Validar um nível U deixa de exigir parar a máquina, ocupar o melhor operador como instrutor e arriscar material: a prática e a avaliação acontecem em um simulador, no turno que for, como mais uma estação do dojo de segurança.

No estudo da PwC de 2020 sobre treinamento em habilidades, os participantes que treinaram em realidade virtual completaram a formação quatro vezes mais rápido do que em sala de aula e se sentiram 275% mais seguros para aplicar o que aprenderam. Nos nossos próprios projetos de treinamento imersivo industrial o padrão se repete: até 60% de economia frente aos métodos tradicionais. Para a matriz, essa prática deixa registro: quem fez, quando, em quanto tempo e com quais erros. A célula deixa de ser uma declaração e passa a ser um dado.

Há algo que o treinamento não conserta: o conhecimento do nível O não deveria viver só na cabeça dele. Com instruções de trabalho digitais o procedimento é seguido passo a passo pelo celular no posto, para um nível L render sem sequestrar o único especialista. Em um teste A/B com um fabricante global de autopeças, 100% dos colaboradores se declararam capazes de executar a sua atividade com instruções digitais, contra 11% com o método anterior; e o GIRI relata 62,3% menos erros e US$ 1,5 milhão recuperado por ano em uma planta de 250 pessoas. E cada novo colaborador entra no nível I, com o custo de levá-lo a U que já detalhei em treinamento de novos colaboradores.

Se dali sai uma lista de nomes e postos, o passo seguinte é ordená-la pelo que custa cada erro. O método está no levantamento de necessidades de treinamento com os registros da planta.

A pergunta incômoda

Olhe a sua matriz de polivalência agora. Nos postos que você não pode se permitir parar, quantos nomes há no nível U, e quando foi a última vez que esses nomes demonstraram o nível em vez de herdá-lo?

Uma matriz de habilidades mede a data em que alguém disse que tinha a habilidade.

Perguntas frequentes

O que significam os níveis I, L, U e O de uma matriz de habilidades?

São os quatro níveis do sistema ILUO: I, em treinamento e ainda sem intervir no processo; L, já intervém, mas não opera sem supervisão; U, habilitado para cumprir a tarefa no padrão e no tempo exigido; e O, que além disso pode treinar outras pessoas.

Com que frequência a matriz de polivalência deve ser atualizada?

Sempre que alguém demonstra um nível ou passa muito tempo sem praticar um posto. Uma célula preenchida só no dia do curso descreve o passado; por isso convém anotar a data da última execução de cada nível U e a evidência que o sustenta.

Como validar o nível de um operador sem parar a linha?

Praticando e avaliando a tarefa num simulador de realidade virtual, no turno que for, que registra quem fez, quando, em quanto tempo e com quais erros. Para que um nível L renda sem ocupar o único especialista, as instruções de trabalho digitais levam o passo a passo ao posto.