Schulungsbedarfsanalyse: die Daten, die Sie schon haben

Was ist eine Schulungsbedarfsanalyse?

Sie bestimmt den Abstand zwischen dem, was Ihr Betrieb von den Leuten braucht, und dem, was die Leute heute tun. Daraus entsteht der Jahresplan: was geschult wird, wen es betrifft, mit welcher Methode und in welcher Reihenfolge. Der gesetzliche Teil davon hängt an der Gefährdungsbeurteilung nach § 5 ArbSchG, aus der der Unterweisungsplan fällt; die Schulungsbedarfsanalyse ist der betriebswirtschaftliche Teil und reicht weiter. Erhoben wird sie fast immer gleich: Umfrage bei den Bereichsleitern, Excel-Vorlage und eine Sitzung zur Priorisierung. Diese Methode hat ein Problem, das niemand benennt.

Die Umfrage misst, was die Leute zu brauchen glauben

Dieser A/B-Test waren zwei Gruppen mit demselben Arbeitsablauf, und der einzige Unterschied war, ob die Arbeitsanweisung auf Papier oder digital vorlag. Am Ende wurden sie gefragt, ob sie sich in der Lage fühlten, ihre Tätigkeit auszuführen.

Bei der zweiten gemessenen Tätigkeit 33 % gegenüber 87 %.

Diese Zahl ist selbst angegebene Fähigkeit. Es gab keine Prüfung, niemanden, der bewertete, und keine Messung des Behaltens, und genau deshalb taugt sie hier: eine Selbstauskunft verschiebt sich um fast neunzig Prozentpunkte, ohne dass die Person etwas Neues gelernt hätte. Geändert hat sich das Werkzeug, das vor ihr lag.

Eine Umfrage zum Schulungsbedarf sammelt genau diese Art von Antwort: wie fähig sich jemand fühlt, in einer bestimmten Woche, mit den Werkzeugen, die er bekommen hat, und mit dem Vorgesetzten, der den Bogen mitliest.

Die vier Aufzeichnungen, die Ihr Werk schon hat

Fordern Sie vor der Umfrage vier Dinge an, die es längst gibt und die niemand zusammenführt.

• Die Fehler- und Nacharbeitserfassung pro Station. Sie ist die einzige, die auf einen konkreten Arbeitsplatz und einen konkreten Arbeitsablauf zeigt. In einem Werk mit 250 Personen maß ein GIRI-Kunde 62,3 % weniger Ausführungsfehler, nachdem er seine Arbeitsanweisungen digitalisiert hatte, und 1,5 Mio. USD, die pro Jahr wieder hereinkamen. Ein Hinweis, der in Deutschland dazugehört: sobald diese Fehler- und Nacharbeitsdaten eine Auswertung pro Person erlauben, ist ihre Einführung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitbestimmungspflichtig, der Betriebsrat entscheidet also mit.
• Die Anlagenstillstände mit menschlicher Ursache. Trennen Sie die Methodenfälle von den Technikfällen. Die Methodenfälle sind Schulung.
• Die Feststellungen aus Audits und die Sicherheitsbeobachtungen. Dort liegt die Lücke, die niemand meldet, weil sich niemand gefährdet fühlt.
• Die Kurve der gerade Eingestellten. Wie lange eine neue Person bis zum Standard der Station braucht; was das wirklich kostet, steht im Beitrag zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter.

Die Umfrage bleibt nützlich, wechselt aber den Platz: sie erklärt, worauf die Aufzeichnungen schon gezeigt haben. Widersprechen sich beide, gewinnt die Aufzeichnung. Um von diesen vier Aufzeichnungen zu einer Sicht pro Person und pro Arbeitsplatz zu kommen, ist das Instrument die Qualifikationsmatrix, mit den Einschränkungen, die ich ihr dort selbst mitgebe.

Wie priorisiert man, wenn alles dringend wirkt?

Mit zwei Fragen pro Lücke.

Die erste: was der Fehler kostet. Nicht der Kurs, der Fehler. Ein Tippfehler bei der Erfassung und ein Fehler beim Anschlagen einer Last konkurrieren nicht um dasselbe Budget.

Die zweite: wie oft im Jahr die Aufgabe vorkommt. Eine tägliche Aufgabe mit billigem Fehler kann schwerer wiegen als eine jährliche mit teurem Fehler, und umgekehrt. Das Produkt aus beidem ordnet besser als jede Abstimmung und lässt von den vierzig Zeilen fünf oder sechs übrig, die sich mit dem ROI von VR-Schulungen verteidigen lassen, gerechnet auf einer Zahl, die das Werk selbst meldet.

Welche Lücke verdient einen Simulator?

Hier hört die Analyse auf, ein Vorgang der Personalabteilung zu sein, und wird zu einer Entscheidung über die Methode. Da kommen wir ins Spiel.

Die Metaanalyse von Howard, Gutworth und Jacobs aus dem Jahr 2021 über Training in Virtual Reality berichtet einen Gesamteffekt von d = 0,541. Wichtig ist, wie sich dieser Durchschnitt aufteilt: bei guter Passung zwischen Aufgabe und Technologie erreicht er d = 0,820, bei schlechter Passung fällt er auf d = 0,207. Das immersive Format kommt auf 0,568 gegenüber 0,462 des nicht immersiven.

Auf Ihre Liste übertragen: entscheidend ist, wie gut die Methode zur Aufgabe passt. Das Anschlagen einer Last, ein LOTO oder eine Evakuierung zu üben verlangt eine Umgebung, in der ein Fehler nichts kostet. Sich zwölf Schritte an der Maschine zu merken verlangt die Anweisung am Gerät, und dafür gibt es digitale Arbeitsanweisungen und unsere Plattform GIRI.

Bei Gerdau Corsa wurde dieser Schnitt vor sieben Jahren gemacht und hält bis heute: elf gelieferte Module, 10 Stunden Simulator pro Monat und null Produktionsstopps für die Schulung, weil das Üben außerhalb der Anlage stattfindet. Die Referenz dazu ist der Brückenkran-Simulator.

Ein maßgeschneidertes Projekt beginnt bei 15.000 € zzgl. MwSt. und reicht je nach Umfang bis 390.000 €: ein Monat für eine Sensibilisierung, etwa drei für einen Simulator. Das Angebot kommt nach der engeren Auswahl, nie davor; den Überblick geben die Lösungen für die Industrie.

Wie oft wird die Analyse wiederholt?

Einmal im Jahr für den Plan, und außer der Reihe, sobald sich die Ausgangslage verschiebt: neue Anlage, geänderte Vorschrift, Prozessumbau oder starker Wechsel in der Belegschaft. Die Unterweisungspflichten nach dem Arbeitsschutzgesetz geben ihren eigenen Takt vor: § 4 der DGUV Vorschrift 1 verlangt die Wiederholung mindestens einmal jährlich, bei unter 18-Jährigen alle sechs Monate nach § 29 Abs. 2 JArbSchG, und dieser Kalender geht Ihrem eigenen vor.

Dazwischen liegt eine Arbeit, die fast niemand einplant: dokumentieren. In diesem Pilot von 2024 haben wir gemessen, wie lange es dauert, zehn Arbeitsanweisungen zu schreiben. Ein Team brauchte beim ersten Mal 125 Stunden und beim zweiten 45; das andere 170 und 60. Wenn Ihre Analyse ergibt, dass niemand den Arbeitsablauf schriftlich hat, ist das die Zahl, die Sie mit in die Sitzung nehmen.

Häufige Fragen

Was ist eine Schulungsbedarfsanalyse und wozu dient sie?

Die Schulungsbedarfsanalyse bestimmt den Abstand zwischen dem, was der Betrieb braucht, und dem, was die Leute heute tun. Sie dient dazu, den Jahresplan in einer verteidigbaren Reihenfolge aufzubauen und für jede Lücke neben dem Thema auch die Methode zu wählen.

Wie führt man eine Schulungsbedarfsanalyse Schritt für Schritt durch?

Holen Sie die Fehlererfassung, die Stillstände mit menschlicher Ursache, die Feststellungen aus Audits und die Kurve der Neueingestellten zusammen und führen Sie sie zusammen, um die Lücken zu finden. Nutzen Sie die Umfrage, um bekannte Lücken zu erklären. Priorisieren Sie, indem Sie die Fehlerkosten mit der Häufigkeit der Aufgabe multiplizieren, und schließen Sie ab, indem Sie für jede Lücke die Methode wählen.

Welche sechs Schritte hat eine Schulungsbedarfsanalyse?

Geschäftsziele festlegen, Daten erheben, die Lücke zwischen erwarteter und tatsächlicher Leistung analysieren, priorisieren, die Methode wählen und die Ergebnisse bewerten. Die Reihenfolge zählt weniger als die Frage, woher die Daten des zweiten Schritts kommen.

Was unterscheidet Schulungsbedarfsanalyse und Bildungsbedarfsanalyse?

In der Praxis werden beide gleich verwendet, und Qualifizierungsbedarfsanalyse meint dasselbe. Schulungsbedarfsanalyse ist der Begriff, der im industriellen Umfeld gesucht wird, Bildungsbedarfsanalyse kommt aus der Personalentwicklung und klingt breiter. Eine amtliche Abgrenzung der beiden gibt es nicht.

Ersetzt die Analyse den Unterweisungsnachweis?

Nein, sie steht davor. Die Analyse legt fest, was geschult wird und wen es betrifft; der Unterweisungsnachweis belegt, dass die Unterweisung stattgefunden hat. Nach § 4 der DGUV Vorschrift 1 gehören dort hinein, wer unterwiesen wurde, wann, mit welchem Inhalt, und die Unterschrift, und der Arbeitgeber ordnet die Unterweisung an, führt sie durch und unterschreibt sie. Fyware ist kein Bildungsträger, nicht AZAV-zertifiziert und kein anerkannter Ausbilder und stellt keine Unterweisungsnachweise aus: wir bauen die Schulung und den Nachweis darüber, dass die Person geübt hat.