VR-Schulung gegenüber dem üblichen Einarbeitungsvideo: der ROI, den niemand richtig misst

Das Trugbild der Pflichterfüllung

Die Personalabteilungen stecken seit Jahren in einer irreführenden Messgröße fest: dem Anteil der Mitarbeiter, die die Schulung „abgeschlossen“ haben. Der Indikator sieht in den Quartalsberichten hervorragend aus, 98 % Erfüllung und 100 % Abdeckung, aber er verwechselt Teilnahme mit Lernen. Ein Mitarbeiter kann das Video laufen lassen, während er auf WhatsApp schaut, jedes Mal auf „weiter“ klicken, wenn der Knopf erscheint, und trotzdem in der Datenbank als „geschult“ auftauchen. Das Unternehmen hat die Pflichtunterweisung dokumentiert, die Personalabteilung hat ihren KPI erreicht, und gelernt hat niemand etwas.

Kritisch wird das Problem in Branchen, in denen schlecht behaltenes Wissen zu Unfällen, Ausschuss oder verlorenen Kunden führt. Fertigung, Handel, Hotellerie, Finanzdienstleistungen: Bereiche, in denen ein falscher Arbeitsschritt unmittelbar zum Risiko wird.

Was die Vergessenskurve sagt

Hermann Ebbinghaus hat vor mehr als einem Jahrhundert beschrieben, was die Neurowissenschaft heute bestätigt: Menschen vergessen etwa 50 % neuer Informationen innerhalb einer Stunde, rund 70 % innerhalb von 24 Stunden und knapp 90 % innerhalb einer Woche, wenn es keine aktive Wiederholung und keine praktische Anwendung gibt. Das ist keine Meinung über langweilige Videos: So arbeitet das menschliche Gehirn, wenn es Informationen passiv aufnimmt.

Die moderne Forschung zum aktiven Lernen stützt dieselbe Schlussfolgerung von einer anderen Seite. Eine Metaanalyse von Freeman und Kollegen, 2014 in PNAS veröffentlicht, hat 225 Studien aus der MINT-Lehre ausgewertet und gefunden, dass aktives Lernen die Durchfallquote um 55 % senkte und die Leistung gegenüber der passiven Vorlesung deutlich verbesserte. Die praktische Lehre daraus ist klar: Tun, Simulieren und Üben hinterlassen Spuren; passives Sehen und Hören viel weniger.

Hier verändert die immersive Schulung, mit Virtual Reality, interaktiven Simulatoren, Gamification mit echten Szenarien und Microlearning mit bewusstem Üben, das Gespräch. PwC hat 2020 eine Studie veröffentlicht, die das Lernen in VR mit klassischen Methoden in Großkonzernen verglich, in einem Kurs zu sozialen Kompetenzen, und die Ergebnisse waren bemerkenswert: Die Teilnehmer in VR lernten bis zu viermal schneller als im klassischen Seminarraum, berichteten von 3,75-mal mehr emotionaler Bindung an den Inhalt und fühlten sich 275 % sicherer, das Gelernte anzuwenden. Walmart hat gemeinsam mit Strivr VR eingesetzt, um mehr als eine Million Mitarbeiter in den USA zu schulen, und berichtete konkrete Ergebnisse: Die Schulung zur neuen Pickup-Tower-Technologie ging von 8 Stunden in Präsenz auf 15 Minuten in VR zurück, ohne an Wirkung zu verlieren, und die VR-Lernenden schlugen die klassisch Geschulten in nachgelagerten Prüfungen in 70 % der Fälle.

Der ROI der Schulung, den niemand richtig misst

Jetzt kommt der unangenehme Teil. Wenn ein Personalleiter prüft, ob sich eine Investition in immersive Schulung lohnt, vergleicht er fast immer die Kosten pro Mitarbeiter: Ein Einarbeitungsvideo kostet nach der Produktion praktisch nichts, während ein VR-Modul pro Person 5- bis 20-mal mehr kosten kann. Die Schlussfolgerung scheint klar. Aber dieser Vergleich misst den falschen Input.

Den ROI einer Schulung misst man daran, was es kostet, wenn nicht gelernt wird. Ein Kassierer, der nach seiner Einarbeitung das Verfahren gegen Betrug nicht beherrscht, kann Verluste verursachen, die die Kosten seiner ersten Schulung weit übersteigen. Ein Werker, der das Freischalten und Sichern der Maschine nicht verinnerlicht hat, kann einen Unfall verursachen, dessen menschliche, rechtliche und Reputationskosten sich nicht beziffern lassen. Ein Vertriebsberater, der das technische Argumentarium nicht behalten hat, verliert jeden Tag Abschlüsse, ohne dass es jemand dem langweiligen Video vom ersten Tag zuschreibt.

Die Unternehmen, die den ROI richtig messen, ändern die Frage. Statt „Was kostet Schulung?“ fragen sie: „Was kostet uns das Wissen, das nicht bleibt?“ Sobald Größen wie die Zeit bis zur vollen Produktivität, die frühe Fluktuation durch schlechte Einarbeitung, die Bedienfehler in den ersten 90 Tagen und die Kosten für Nachschulungen mitgerechnet werden, kehren sich die Zahlen um. Eine Schulung, die fünfmal mehr kostet und viermal mehr Wissen hält, kostet pro gelernter Einheit nur 25 % mehr, und das, bevor diese Variablen dazukommen. Wenn Sie diese Rechnung mit den Daten Ihres Betriebs machen wollen: Wir veröffentlichen ROI-Rechner nach Branche genau für dieses Gespräch.

Warum Deutschland spät zu diesem Gespräch kommt

Es gibt drei Gründe, warum die meisten Unternehmen am Einarbeitungsvideo festhalten. Der erste ist regulatorisch: Der Rahmen aus ArbSchG § 12, der mindestens jährlichen und dokumentierten Unterweisung nach DGUV Vorschrift 1 § 4 und dem Unterweisungsnachweis, den der Arbeitgeber unterschreibt, belohnt die dokumentierte Erfüllung, während die Wirksamkeit des Lernens ungeprüft bleibt. Solange ein Unternehmen belegen kann, dass der Mitarbeiter die Unterweisung „erhalten“ hat, und den unterschriebenen Nachweis vorlegt, ist es rechtlich abgesichert, auch wenn nichts Nützliches hängen geblieben ist. Ein Prüfer der Berufsgenossenschaft fragt allerdings nach dem Nachweis der Kompetenz. (Wie die VR-Schulung genau diesen Nachweis stärkt, steht in unserem Leitfaden zum Unterweisungsnachweis und Virtual Reality.)

Der zweite ist budgetär, aber subtiler als er aussieht. Die Personalabteilung konkurriert um Budget mit Bereichen, die einen sofortigen ROI zeigen, und Investitionen in immersive Schulung brauchen Zeit, bis sie messbare Ergebnisse zeigen, besonders wenn im Unternehmen die analytische Infrastruktur fehlt, um die tatsächliche Wirkung im Betrieb zu verfolgen. Dazu habe ich separat geschrieben: wann Künstliche Intelligenz und Virtual Reality in der Schulung dieses Messproblem lösen und wann sie Technologietheater sind.

Der dritte ist kulturell: Gegenüber „neuartiger“ Technologie herrscht in der Personalabteilung ein überliefertes Misstrauen, besonders im Mittelstand und in Familienunternehmen. VR klingt noch nach Videospiel, Simulatoren wirken wie Luxus, und Microlearning auf dem Handy wird mit Ablenkung verwechselt. Das Video wirkt dagegen seriös, traditionell, kontrollierbar.

Was die Unternehmen tun, die tatsächlich messen

Die Organisationen, die zur immersiven Schulung wechseln, einige in der Automobilindustrie, im gehobenen Handel, im Bankwesen und in der Hotellerie, folgen einem Muster. Sie ersetzen nicht auf einen Schlag alle klassischen Inhalte. Zuerst bestimmen sie die kritischen Momente, in denen das Behalten am meisten zählt: Sicherheitsabläufe, Einwandbehandlung im Kundengespräch, Notfallverfahren, Umgang mit Spezialausrüstung. Und für diese Momente investieren sie sehr wohl in Simulation, bewusstes Üben und verteilte Wiederholung.

Danach messen sie Dinge, die sie vorher nicht gemessen haben: Bedienfehler in den ersten 30, 60 und 90 Tagen, Zeit bis zur vollen Produktivität, Kundenzufriedenheit bei neuen Mitarbeitern, frühe freiwillige Kündigungen. Sobald diese Kennzahlen besser werden, schreibt sich der Business Case von selbst. Und wenn sie sich nicht verbessern, hat man immerhin etwas gelernt, und das ist mehr, als die 98 % Erfüllung des immer gleichen Videos hergeben. Ein Punkt, der in Deutschland zählt: Sobald Punkte, Zeiten oder Fehler pro Person erfasst werden, ist die Einführung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitbestimmungspflichtig. Wer den Betriebsrat früh einbindet und die Auswertung aggregiert statt pro Person führt, gewinnt das Gespräch, statt es zu verlieren.

Die Frage, die sich der Personalleiter morgen stellen sollte

Sie lautet nicht: „Sollten wir in VR investieren?“ Das ist eine Frage der Technologiemode. Die richtige Frage ist: Wenn ich zehn zufällig ausgewählte Mitarbeiter nehme, die ihre Einarbeitung vor drei Monaten abgeschlossen haben, und mit ihnen die kritischen Abläufe ihres Arbeitsplatzes praktisch prüfe, wie viele würden bestehen? Wenn die ehrliche Antwort „keine Ahnung“ oder „wahrscheinlich wenige“ lautet, dann ist das Problem nicht das Format der Schulung. Es ist, dass das Unternehmen seit Jahren für eine Illusion von Lernen zahlt und den ROI von etwas misst, das in Wirklichkeit nicht passiert.

Das Einarbeitungsvideo ist nicht der Bösewicht. Der Bösewicht ist, es weiter als ausreichend zu behandeln, obwohl wir seit Jahrzehnten wissen, dass es das nicht ist. Wenn Ihr Schmerz die Fluktuation und die Zeit bis zur Produktivität neuer Mitarbeiter ist, entwickeln wir diesen Aspekt in Einarbeitung neuer Mitarbeiter: die echten Kosten der Lernkurve.

Und wenn Sie die VR-Brillen schon haben, kommt die operative Herausforderung: wie Sie mehrere VR-Brillen gleichzeitig in einer Sitzung steuern.

Häufige Fragen

Warum Virtual Reality und nicht ein Video oder ein Onlinekurs?

Weil die Person bei einem Video zuschaut und zuhört, während sie im Simulator die Aufgabe ausführt, Fehler macht und wiederholt. Für allgemeines Wissen reichen ein Video oder ein Onlinekurs, und sie kosten weniger. Für einen Ablauf, bei dem ein Fehler teuer ist, etwa beim Freischalten oder bei einer Kranbewegung, braucht es Übung: Ohne Wiederholung und Anwendung beschreibt die Vergessenskurve nach Ebbinghaus einen Verlust von rund 70 % des Gesehenen innerhalb von 24 Stunden.

Zählt ein 360-Grad-Video als VR-Schulung?

Ein 360-Grad-Video lässt sich rundum betrachten, aber die Person bleibt Zuschauerin: Sie trifft keine Entscheidungen, führt keine Schritte aus, und ihre Leistung wird nicht aufgezeichnet. Für Rundgänge und die allgemeine Einarbeitung taugt es; um einen Ablauf zu üben, braucht es einen interaktiven Simulator.

Wie misst man den ROI, wenn das Einarbeitungsvideo durch eine VR-Schulung ersetzt wird?

Mit den Kosten des Wissens, das nicht hängen bleibt: Zeit bis zur vollen Produktivität, Bedienfehler in den ersten 90 Tagen, Frühfluktuation durch eine schlechte Einarbeitung und Kosten der Nachschulung. Wer nur die Kosten pro Mitarbeiter vergleicht, misst die falsche Größe.